Bedrijfsvoering
De Gemeente Zwolle is een flexibele en omgevingsbewuste netwerkorganisatie die werkt vanuit de volgende 4 principes:
- We werken opgavegericht;
- We zijn gastvrij en maken het mogelijk;
- We zijn professional partner en
- We zijn vernieuwend.
Deze principes, verder uitgewerkt in onze organisatievisie ‘Op Koers’, geven richting voor de manier waarop wij werken en willen samenwerken met onze partners.
In Zwolle wordt het ‘Huis van Control’ toegepast. Vanuit het te realiseren beleid en de besturingsfilosofie wordt de vertaling gemaakt naar wat nodig is voor de verschillende kamers (organisatie, instrumenten, processen en houding & gedrag) van het huis, waardoor de verschillende facetten met elkaar in samenhang worden bekeken. Hierdoor neemt de complexiteit van de organisatie af, terwijl de kamers met elkaar in verbinding staan en vormgegeven worden vanuit de besturingsfilosofie en beleid & doelen. Samenhang (welke doelen streven we na) en eenduidige werkwijze (op welke manier werken wij in Zwolle) worden hierdoor geborgd. Binnen de eenduidige werkwijze worden verschillende control-niveaus toegepast, welke in gezamenlijkheid resulteren in een beheersbare bedrijfsvoering (rechtmatig, doelmatig en doeltreffend):
Controllijn | Functie | Focus & verantwoordelijkheid |
|---|---|---|
1e lijns | Afdelingshoofd | Eindverantwoordelijk voor de realisatie van gestelde doelen en de sturing en beheersing daarop binnen de vastgestelde scope |
2e lijns | Adviseurs control afdelingen (JZ, IV, HR, Fin., concern) | Ondersteunen, adviseren en toetsen van de 1e lijn in de rol van adviseur. De business controller heeft specifiek een taak in de verbinding en samenhang. |
3e lijns | Adviseurs (m.n. concern en IA) | Toets op de werking van de 1e en 2e lijn, organisatiebrede control en de koppeling met formele P&C cyclus |
Directie | Directeur | Sturing vormgeven in samenspel met het afdelingshoofd |
Zwolle is een stad die bloeit en groeit. Dat heeft ook effect op de ambtenaren die bij de gemeente werken en de wijze waarop zij hun werk doen. In 2022 hebben wij een vervolg gegeven aan de ontwikkeling van de organisatie op deze onderdelen. We hebben de managementcyclus gecontinueerd en opgavegericht werken geïmplementeerd. We hebben geïnvesteerd in de competenties van onze medewerkers en de kwaliteit van onze processen.
Daarbij hebben we gestuurd op thema’s die van toegevoegde waarde zijn voor Zwolle als stad en gemeente. We focussen ons daarbij op toegankelijke dienstverlening, groei en duurzaamheid en gezondheid en inclusiviteit.
In 2022 en voor de toekomst is aandacht voor de lerende organisatie en is de ontwikkeling van onze medewerkers als belangrijk gezien. De opgestelde Zwolse visie op leren geeft richting en vanuit de verbinding tussen leiderschap, cultuur en visie streven we naar een zo groot mogelijk leervermogen van onze organisatie.
Post-covid is er bewust gekozen voor hybride werken. Een combinatie van digitaal en fysiek op kantoor werken is een effect van covid die de organisatie wil behouden. Hierdoor is er plaats- en tijdonafhankelijk werken ontwikkeld, uiteraard met aandacht voor en binnen de geldende kaders van arbo en veiligheid.
Onder andere vanwege, maar niet uitsluitend door het hybride werken is ook de noodzaak en urgentie van cybersecurity toegenomen. Het verhogen van de digitale weerbaarheid is een aandachtspunt voor 2023 waarin ook college en raad nadrukkelijk betrokken worden. Hierbij ligt de focus op zowel technische als gedragscomponenten (bewustwording).
Indicatoren
De voortgang op specifieke bedrijfsvoeringsdoelstellingen is te raadplegen in de verantwoording van programma 9 Bedrijfsvoering. De vijf verplichte BBV-indicatoren voor het taakveld 'bestuur en ondersteuning' van 2022 zijn:
Indicator | |
|---|---|
Formatie | 7,99 fte per 1.000 inwoners |
Bezetting | 7,77 fte per 1.000 inwoners |
Inhuur | 20,75% van de totale loonsom |
Apparaatskosten | 899 euro per inwoner |
Overhead | 7,4% van de totale lasten |
Deze indicatoren geven inzicht in de omvang en kosten van het ambtelijk apparaat. De kosten hebben betrekking op alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie en die het realiseren van de ambities van de stad faciliteren.
Formatie en bezetting geeft inzicht in het aantal fte per 1.000 Zwolse inwoners die hiervoor nodig zijn voor wat betreft personele capaciteit. Binnen Zwolle wordt niet gewerkt met een formatieplan, waardoor geldt bezetting = formatie.
De indicator inhuur betreft alle werkzaamheden uitgevoerd door personen waarmee geen arbeidsovereenkomst is afgesloten. Het kan gericht zijn op zowel uitvoeringskracht als op specifieke expertise of deskundigheid.
De apparaatskosten en overhead hebben betrekking op kosten die gemaakt zijn vanuit de sturing en ondersteuning van het primaire proces (de beheertaken en ambities van de stad). Kapitaallasten (mits gerelateerd aan het functioneren van de organisatie) zijn onderdeel van de apparaatskosten, evenals direct toewijsbare kosten en overheadkosten.
Daarnaast zijn in de regeling Beleidsindicatoren de indicatoren opgenomen die met ingang van begrotingsjaar 2017 moeten worden opgenomen in de programma's. De meest actuele set beleidsindicatoren en bijbehorende gegevens kunt u vinden op de website Waarstaatjegemeente.nl. De vergelijking van de gemeente Zwolle ten opzichte van andere 100.000 - 300.000 gemeenten per 22 oktober 2022, vindt u hier.
Rechtmatigheidsverantwoording
Met ingang van verslagjaar 2023 wordt de rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd. Dit betekent dat het College een rechtmatigheidsverantwoording dient af te geven, als oordeel over de eigen jaarstukken over 2023. Met een rechtmatigheids-verantwoording verklaart het college als onderdeel van de jaarstukken dat zij rechtmatig heeft gehandeld. Deze rapportageverantwoordelijkheid verschuift hiermee van de onafhankelijke accountant naar het College. Voor Zwolle is het effect van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording relatief beperkt: Zwolle heeft de interne beheersing op orde.
Een belangrijke rol is weggelegd voor het team Internal Audit dat verantwoordelijk is voor de uitvoering van de verbijzonderde interne controles. Dit team stelt jaarlijks een controleplan op waarin staat beschreven op welke wijze de belangrijkste stromen/processen en eventuele speerpunten op het gebied van rechtmatigheid worden gecontroleerd. Minimaal twee keer per jaar brengt het team een rapportage uit over de uitkomsten van de uitgevoerde verbijzonderde controles. Deze rapportages vormen een belangrijke basis voor de rechtmatigheidsverantwoording van het College.
Begin 2023 is in een afzonderlijk raadsvoorstel een aantal noodzakelijke randvoorwaarden (zoals verantwoordings- en rapportagegrenzen, rol audit commissie etc.) verder ingevuld. De rechtmatigheidsverantwoording die in de jaarstukken 2023 dient te worden opgenomen is gebaseerd op een standaardmodel. In de paragraaf bedrijfsvoering dient een nadere toelichting te worden gegeven op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen voor zover deze de rapportagegrens overschrijden.