Bestuur, Dienstverlening en Bedrijfsvoering

De Gemeente Zwolle is een flexibele en omgevingsbewuste netwerkorganisatie die werkt vanuit de volgende 4 principes:
1.   We werken opgavegericht;
2.   We zijn gastvrij en maken het mogelijk;
3.   We zijn professional partner en
4.   We zijn vernieuwend.
Deze principes, verder uitgewerkt in onze organisatievisie ‘Op Koers’, geven richting voor de manier waarop wij werken en willen samenwerken met onze partners.

In 2022 is verder vorm gegeven aan de professionalisering van de bedrijfsvoering. Daarbij is onderzoek gedaan naar de staat van de bedrijfsvoering vanuit de vraag of de bedrijfsvoering toekomstbestendig is om zowel te voldoen aan professionele kaders en normen (bijv. ten aanzien van cybersecurity, control en bedrijfsvoeringskaders) als ook in voldoende mate de lijn ondersteunt en faciliteert in de realisatie van hun doelstellingen, ook in relatie tot de groei van de stad. Vanuit het onderzoek is gebleken dat de bedrijfsvoering een aantal sterke punten heeft, zoals grote betrokkenheid van medewerkers, korte lijnen en bewustwording op de ontwikkelopgave. Tegelijkertijd wordt geconcludeerd dat de bedrijfsvoering nog in voldoende mate in staat is om de groei van de stad en andere trends en ontwikkelingen te faciliteren. En dat onder andere een kwantitatieve impuls nodig is in de bedrijfsvoering om de groei van de stad goed te kunnen faciliteren.

Tegelijkertijd is in 2022 (door)gewerkt aan het grip krijgen en houden op de hoeveelheid werk in de afdelingen. Er is een vervolgstap gezet in het werken met jaarplannen (waarbij ook een sturingscyclus wordt toegepast) en deze aanpak is verbreed naar een ambitie om in zijn geheel planmatiger en zakelijker te gaan werken. De organisatieontwikkeling wordt vormgegeven vanuit een concernplan, waarin de directie haar lange termijn ambities t.b.v. de organisatie in heeft opgenomen en ook de directie heeft een jaarplan opgesteld.

Rechtmatigheidsverantwoording
In de jaarstukken van 2021 werd gemeld dat, onder voorbehoud van parlementaire goedkeuring het College van burgemeesters en wethouders zich met ingang van het verslagjaar 2022 richting de gemeenteraad verantwoorden over de rechtmatigheid van de uitgaven. De besluitvorming hiertoe heeft in januari 2023 plaatsgevonden en is derhalve van toepassing op de jaarstukken vanaf 2023. In 2022 is onverminderd gewerkt aan een goede voorbereiding t.b.v. deze implementatie.
De rechtmatigheidsverantwoording betekent dat de rollen van het college, gemeenteraad en die van de accountant veranderen. In de huidige situatie maakt het oordeel over de rechtmatigheid onderdeel uit van de controleverklaring van de accountant. Belangrijkste doelstelling van de wijziging is dat de gemeente zelf de verantwoording moet kunnen onderbouwen. Het uiteindelijk resultaat zal moeten zijn dat de gemeente aantoonbaar wet- en regelgeving naleeft. Deze rechtmatigheidsverantwoording vormt op dat moment onderdeel van de jaarrekening.
De verwachting is nog steeds dat voor Zwolle het effect van deze wetwijziging relatief beperkt zal zijn. Zwolle heeft de interne beheersing op orde: het verzamelen en vastleggen van informatie over rechtmatigheid is reeds ingebed in de organisatie. Belangrijk is dat zowel de accountant als de gemeente een gezamenlijke verantwoordelijkheid hebben om vroegtijdig afspraken te maken, over de onderbouwing door de gemeente en controle door de accountant van de rechtmatigheidsverantwoording. De mate waarin de accountant gebruik kan maken van hetgeen door de gemeente aangeleverd wordt, hangt onder meer af van de kwaliteit van de interne controle. De voorbereidingen voor de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording liggen op schema. Zodra de wetswijziging een feit is, zal de gemeenteraad onder meer de reikwijdte van de rechtmatigheidsverantwoording, de verantwoordings- en rapportagegrenzen en de rol van de audit commissie bepalen.

Verplichte BBV-indicatoren taakveld ‘bestuur en ondersteuning’
De voortgang op specifieke bedrijfsvoeringsdoelstellingen is te raadplegen in de verantwoording van programma 9 Bedrijfsvoering. De vijf verplichte BBV-indicatoren voor het taakveld 'bestuur en ondersteuning' van 2022 zijn:

Formatie              7,99 fte per 1000 inwoners
Bezetting              7,77 fte per 1000 inwoners
Inhuur                          20,75% van de totale loonsom
Apparaatskosten          899 euro per inwoner
Overhead              7,4% van de totale lasten

Deze indicatoren geven inzicht in de omvang en kosten van het ambtelijk apparaat. De kosten hebben betrekking op alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie en die het realiseren van de ambities van de stad faciliteren.
Formatie en bezetting geeft inzicht in het aantal fte per 1000 Zwolse inwoners die hiervoor nodig zijn voor wat betreft personele capaciteit. Binnen Zwolle wordt niet gewerkt met een formatieplan, waardoor geldt bezetting = formatie.
De indicator inhuur betreft alle werkzaamheden uitgevoerd door personen waarmee geen arbeidsovereenkomst is afgesloten. Het kan gericht zijn op zowel uitvoeringskracht als op specifieke expertise of deskundigheid.
De apparaatskosten en overhead hebben betrekking op kosten die gemaakt zijn vanuit de sturing en ondersteuning van het primaire proces (de beheertaken en ambities van de stad). Kapitaallasten (mits gerelateerd aan het functioneren van de organisatie) zijn onderdeel van de apparaatskosten, evenals direct toewijsbare kosten en overheadkosten.

Daarnaast zijn in de regeling Beleidsindicatoren de indicatoren opgenomen die met ingang van begrotingsjaar 2017 moeten worden opgenomen in de programma's. De meest actuele set beleidsindicatoren en bijbehorende gegevens kunt u vinden op de website Waarstaatjegemeente.nl. De vergelijking van de gemeente Zwolle ten opzichte van andere 100.000 - 300.000 gemeenten per xx-xx-xxxx, vindt u hier.  

Doel 9.1.1

Doel 9.1.3

Doel 9.1.4