Bestuur, Dienstverlening en Bedrijfsvoering

Onze bedrijfsvoering ondersteunt de realisatie van de gestelde doelen

Onze beleidscyclus bevat meerjarige strategische opgaven, vertaald naar doelen, criteria en budgetten. Ten behoeve van de kwaliteit, werken wij aan het versterken van het sturend vermogen van de beleidscyclus. Conform de kaders wordt de rechtmatige en betrouwbare besteding van middelen verantwoord. We handelen waar mogelijk innovatief en vernieuwend. We nemen vanuit een bedrijfseconomisch perspectief beheersbare risico’s om doelen te kunnen realiseren of resultaten te kunnen behalen.

Voor het realiseren van de beleidscyclus, is het van belang dat de primaire processen (die de bijdragen aan de stad leveren) en de secundaire processen (de interne ondersteuning daarvan) in samenhang worden uitgevoerd. Wanneer wij in dit doel spreken van secundaire processen, dan bedoelen wij financiën, communicatie, juridische zaken, management, staf en secretariaten. De investering die in 2021 is gedaan in het versterken van concerncontrol willen we vanaf 2022 structureel voortzetten

Naar aanleiding van de verwachte groei van de stad Zwolle is in 2022 een onderzoek verricht naar de staat van de bedrijfsvoering vanuit de onderzoeksvraag naar de mate waarin de Zwolse bedrijfsvoering toekomstbestendig is en in staat is om de groei van de stad vanuit bedrijfsvoeringsperspectief te faciliteren. Bij de begrotingsbehandeling 2023  heeft de raad ingestemd met een eerste kwantitatieve impuls om de huidige bedrijfsvoering te versterken.
Verder is er in 2022 voortgang geboekt op een aantal ontwikkelingen, zoals o.a. actualisering Algemene Subsidie Verordening, Juridisch kwaliteitsbeleid, AVG, inkoop en planning & control cyclus. Hierover meer informatie bij de verantwoording op de activiteiten.

Onze bedrijfsvoering ondersteunt de realisatie van de gestelde doelen, zodanig dat:

• De bestuurlijke behandeling ordentelijk plaats vindt op basis van kwalitatieve stukken.
• De sturing op risico’s transparant en beheersbaar geschiedt.
• Verordeningen en beleidsregels actueel, bruikbaar en rechtmatig zijn.
• Regeldruk tot een minimum beperkt wordt.
• Communicatie over beleids- en besluitvorming bijdraagt aan de ambities en doelen uit de beleidscyclus.
• We handelen binnen het normenkader financiële rechtmatigheid.
• Inkoop gebeurt conform het beleidskader inkoop- en aanbestedingsregels.

• Ontwikkelen nieuwe financieringsvormen en verdienmodellen.
• Uitvoering onboarding e-facturering.
• Actualiseren  / herijking Algemene Subsidie Verordening.
• Verdere ontwikkeling juridisch kwaliteitsbeleid inclusief herijking juridische kaders
• Verdere uitvoering AVG.
• Professionalisering inkoopproces.
• Optimaliseren digitale beleidscyclus.

E-facturering
De onboarding van de E-facturen heeft in 2022 enige vertraging opgelopen en heeft nog niet de gewenste resultaten opgeleverd. Het blijkt nog steeds dat veel leveranciers niet in staat zijn om E-facturen te sturen. Ook prioritering in andere systeemverbeteringen heeft er toe geleid, dat het testen van de benodigde  applicatie niet tegelijkertijd kon worden uitgevoerd. Inmiddels is met inzet van externe deskundigheid een vervolg gegegeven aan deze onboarding.

Actualiseren  / herijking Algemene Subsidie Verordening
Het project Subsidieverlening op Orde is eind 2021 gestart en zijn er in 2022 mooie stappen gezet. Zo is in het najaar de nieuwe Algemene Subsidie Verordening in uw raad vastgesteld.  Bestaande subsidieregelingen zijn geactualiseerd en nieuwe regelingen zijn opgesteld. Doorlichting van verstrekte begrotingssubsidies heeft plaatsgevonden en subsidieplafonds worden gepubliceerd. Het project loopt nog door in 2023 en zal naar verwachting voor de zomer 2023 worden afgerond.

Ontwikkeling juridisch kwaliteitsbeleid inclusief herijking juridische kaders
In het kader van de juridische kwaliteit is de juridische basiscursus toegankelijker gemaakt en is / wordt aan de hand van specifieke casussen samen
met andere afdelingen gewerkt om de juridische kwaliteit verder te ontwikkelen. Ook zijn in 2022 de verordeningen en beleidsregels geactualiseerd.
In 2022 is een WOO contactpersoon aangesteld en wordt in de praktijk verder invulling gegeven aan de processen en kaders.   

Privacy en bescherming van persoonsgegevens
In mei 2022 is de vacante positie van functionaris gegevensbescherming opgevuld. Gestart is met gestructureerd toezicht, periodieke rapportage en het verbeteren van privacyprocessen. Daarnaast is de basis gelegd voor samenwerking met andere derdelijnsdiciplines (internal audit, CISO), wat in 2023 zal leiden tot integrale controles én rapportages. De sterke toename van het aantal (inzage)verzoeken en heeft in 2022 een significante tijdsbesteding gevraagd. De bescherming van persoonsgegevens bij nieuwe ontwikkelingen is getoetst via Data protection impact assessments (DPIA’s). De externe audit op de Wet politiegegevens leidde in de tweede helft van 2022 tot een verbeterplan en implementatie van maatregelen (dit wordt in 2023 voortgezet).  

Professionalisering inkoop
Door de start van categoriemanagement is de basis gelegd om beter invulling te kunnen gaan geven aan inkoop op strategisch niveau in combinatie met het realiseren van beleidsdoelstellingen in het kader van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen. Het ondersteunende systeem Sharepoint gaat in de toekomst een inkoopdossier per inkoop mogelijk maken. Het inkoopproces faciliteert medewerkers procesmatig, waardoor het risico op onrechtmatige inkoop afneemt. Ook zijn acties uitgevoerd die leiden tot meer eenduidige codering en is een start gemaakt met de toepassing van cpv codes waardoor op termijn betere rapportages en analyses kunnen worden gemaakt ten behoeve van effectieve informatievoorziening en de aanpak van inkoop op strategisch en tactisch niveau.

Optimaliseren digitale beleidscyclus
In 2022 hebben we, in overleg met de auditcommissie een plan van aanpak opgesteld over de doorontwikkeling van de planning & controlcyclus. Dit plan van aanpak is inmiddels door de gemeenteraad vastgesteld.

De lasten laten een positief saldo zien van € 3.129.967. Omdat de baten een negatief saldo van € 492.255 hebben en er € 1.866.321 meer wordt toegevoegd aan de reserves en € 590.027 minder onttrokken, wordt uiteindelijk een voordelig resultaat gerealiseerd van € 181.364.  

Een voordelig resultaat op de lasten van € 3.129.967
Er ontstaat een voordeel op de in 2022 incidenteel beschikbare gestelde budgetten. Deze kosten lopen door naar 2023.  Het naar achteren schuiven van deze gelden wordt met name veroorzaakt doordat de uitvoering later gestart is/wordt als gevolg van latere besluitvorming of opstart. Het betreft:

• onderschrijdingen op de volgende incidentele budgetten van € 1.108.531, waar tegenover een hogere toevoeging aan de reserve nutvw-bestuur en organisatie staat van € 1.108.531:
  • Opgave Gericht Werken: € 57.967.
  • Herijking ASV: € 195.000.
  • Strategisch Management: € 558.000.
  • Vervanging Oneworld: € 12.000.
  • Subsidiewerving (Concernstaf): € 74.921.
  • Smartcity: € 160.642.
  • Inkoopfunctie: € 50.000.
• onderschrijdingen op de volgende incidentele budgetten van € 485.220, waar tegenover een lagere onttrekking aan de reserve nutvw-bestuur en organisatie staat van € 441.720:
  • Strategisch Management: € 293.325.
  • Innovatie: € 66.351.
  • Herijking ASV: € 33.268.
  • Concerncontrol: € 48.776.
  • Sociaal Herstelplan overhead: € 43.500
• Lagere lasten van € 104.807 voor het onderzoek in het Fysieke Domein. Deze kosten zijn binnen de incidentele middelen opgevangen. Hierdoor wordt er eveneens € 104.807 minder onttrokken uit de Bedrijfsvoeringreserve.

Het resterende voordelige saldo op de lasten van € 1.431.409 wordt gerealiseerd door:

• Een nadeel op de loonsom Management van € 140.000. Dit leidt echter ook tot extra baten door detachering.
• Een nadeel op de loonsom bij de TOPpers (secretariaten) van € 225.000 i.v.m. ziekte en extra inhuur.
• Een voordeel op de loonsom bij de Concernstaf van € 240.000 als gevolg van vacatureruimte en een voordeel op de loonsom bij de afdeling Financiën van € 140.000.
• Een saldo van nagenoeg nul op de loonsommen van de afdelingen uit het primaire proces. Dat is een meevaller aangezien daar, als gevolg van de éénmalige uitkering in december aan de medewerkers, minimaal een nadeel van € 600.000 werd verwacht. Deze € 600.000 was centraal bij Bedrijfsvoering begroot en wordt nu ingezet voor de opbouw van de nieuw te vormen voorziening t.b.v. "Verlofsparen" (zie voorziening Verlofsparen).
• Minder loonkosten en inhuur van € 440.000 voor RSJ IJsselland doordat deze kosten niet meer door de boeken van de gemeente Zwolle lopen. Dit leidt ook tot minder baten.
• Via de uren op Projecten en Grondexploitaties wordt een bijdrage ontvangen in de afdekking van de overhead. De dekking voor overhead is € 650.000 hoger dan begroot. Deze hogere bijdrage in de kosten zorgt voor een voordeel op de lasten.
• Niet verdeelde overhead leidt tot kosten op andere doelen en bij doel 9.1.4. tot een voordeel van € 245.000 (zie ook het nadelig resultaat op doel 9.1.3).
• Diverse kleine plussen en minnen met een voordeel van € 81.409.

Een nadelig resultaat op de inkomsten van € 492.255

• Geen doorbelasting van kosten aan RSJ IJsselland (zie ook lasten): € 500.000 nadeel.
• Minder verwachte externe doorbelasting (detachering) door de Concernstaf: € 60.000 nadeel.
• Minder externe doorbelasting aan ONS, a.g.v. afnemende ‘omgekeerde dienstverlening’: € 50.000 nadeel.
• Extra doorbelasting a.g.v. externe detachering bij Management: € 165.000 voordeel.
• Diverse kleine plussen en minnen (o.a. minder detachering): € 47.255 nadeel.

Totaal resultaat bedrijfsvoering Programma 9
Op doel 9.1.4 wordt het voordelige resultaat op bedrijfsvoering binnen het totale programma 9 toegevoegd aan de bedrijfsvoeringsreserve. In 2022 is € 757.790 gestort in de bedrijfsvoeringsreserve, waardoor de storting in de reserves € 757.790 hoger is.
Na deze afdracht aan de bedrijfsvoeringsreserve is het resultaat als volgt verdeeld:

• Doel 9.11 .saldo € 576.494 voordeel
• Doel 9.1.3 saldo € 763.143 nadeel
• Doel 9.1.4 saldo € 181.364 voordeel (na storting resultaat 2022 in de Bedrijfsvoeringreserve van € 757.790)

Het saldo op programma 9 ten laste van de algemene middelen bedraagt hiermee € 5.285 nadelig. Tegenover dit kleine nadelige saldo staat op doel 10.1.1 een voordelig saldo als gevolg van de "bommenregeling" waarmee dit wordt verrekend.

In 2020/2021 is in totaal een Krediet van € 1.250.000 toegekend; dit ter dekking van de extra kosten als gevolg van Corona.
Het grootste deel van het restant, zijnde € 247.440 is in 2022 uitgegeven tbv het verder inrichten van o.a. Hybride Werken en extra schoonmaak (t/m mei) in de diverse panden.
Het nu nog resterende budget (ruim € 60.000,-) wordt in 2023 ingezet voor de pilot Hybride Werken (plaats -en tijdonafhankelijk Werken) in het Stadskantoor.

Corona bedrijfsvoering