Domeinen

Bestuur, Dienstverlening en Bedrijfsvoering

Doel 9.1.3 Informatievoorziening

We bouwen aan een moderne informatievoorziening.

Beschrijving doel (tekst uit Begroting 2022)

De informatiemaatschappij kenmerkt zich door snelle verandering op technologisch, economisch, beroeps-, ruimtelijk en cultureel gebied en wordt gezien als de opvolger van de industriële samenleving. Een moderne informatievoorziening ondersteunt de stad, het bestuur en de organisatie om kansen en risico’s als gevolg van deze veranderingen te duiden en er richting aan te geven.
Naast de ambitie om samen met de stad kansen van digitalisering te benutten om daarmee  een belangrijke bijdrage te leveren aan het realiseren van maatschappelijke opgaven voor de stad, is er ook opgave voor de organisatie. Digitalisering stelt ons in staat om onze dienstverlening  en bedrijfsvoering te verbeteren. Ook is ICT continuïteit een voornaam aandachtspunt, omdat het maatschappelijk en organisatorisch functioneren steeds meer afhankelijk is van ICT.  
Digitalisering biedt ons een scala aan kansen en risico’s. Om als Zwolle gerichte keuzes te maken is in 2021 een Digitale strategie met en voor de stad opgesteld. Centraal in deze Digitale strategie staat de vraag: “ waar liggen kansen voor en hoe kan digitale technologie bijdragen aan de opgaven van de stad?” Maar ook waar lopen we risico’s. Daarom is in deze strategie ook ingegaan op de vraag: hoe zorgen we ervoor dat gebruik van technologie niet ten koste gaat van privacy, veiligheid, transparantie en dat er geen ongelijkheid ontstaat doordat een deel van de inwoners niet over middelen of kennis beschikt om mee te komen in de digitale wereld. Om de kansen zo goed mogelijk te benutten en de risico’s te beheersen  is focus aangebracht door het benoemen van speerpunten.

Speerpunten
Speerpunten voor de stad

  • Digitale tweelingstad, een digitale equivalent van de stad in 3D.
  • Stad in verbinding, vergroten van de vindbaarheid en toegankelijkheid van het maatschappelijk aanbod in de stad
  • Een Fysieke ontmoetingsplaats, voor ontmoeting, kennisdeling, innovatie en co-creatie rondom het onderwerp digitalisering.

Speerpunten voor de organisatie

  • Omnichannel, een naadloze klantbeleving over verschillende kanalen heen voor inwoners en bedrijven.
  • Datakwaliteit, inzicht in en doorlopend verhogen van datakwaliteit.
  • Standaardisatie en rationalisatie, gebruik van landelijke standaarden en fundamenten t.b.v. het adequaat beheer van het ICT-landschap

Overkoepelend speerpunt voor stad en organisatie

  • Bewust gebruik van technologie, borging van privacy, kwaliteit en veiligheid en transparantie over het gebruik en de werking van algoritmes.

In Zwolle doen we dat natuurlijk niet alleen. Lokaal werken we samen met partners aan de realisatie van de speerpunten via bestaande samenwerkingsverbanden zoals de SMART Zwolle Alliantie en maken we gebruik van de inbreng van inwoners. Regionaal en landelijk zijn SSC-ONS, Dimpact en Samen Organiseren (VNG) belangrijke samenwerkingspartners. Met name Samen Organiseren en daarbinnen de Common Ground ontwikkelingen en het gebruik van open data en open source software zijn bepalend voor de ontwikkeling van onze ICT en dienstverlening. Binnen Dimpact innoveren we onze dienstverlening, waarvan vernieuwing de dienstverleningsportalen een mooi voorbeeld is. In G40 verband zetten we in op bundeling van krachten voor de smartcity ontwikkelingen in Nederland waarbij innovatie en bovenal implementatie van technologische oplossingen centraal staan.
Het toenemend gebruik en toenemende mogelijkheden van data en data genererende techniek biedt diverse kansen voor onze stad en gemeentelijke organisatie. Via het programma datagedreven werken faciliteren we de organisatie middels kennis, kunde en techniek om het gebruik van data te borgen in de beleidsontwikkeling en de uitvoering.
Met het programma Slimme Samenleving ondersteunen we de stad om techniek en data in te zetten in participatieve samenwerkingen aan maatschappelijke opgaven. Denk aan hierbij aan het bouwen van een Digitale tweelingstad. Daarbij bouwen we ook aan de ruggengraat van een intelligent zenuwstelsel van techniek en data voor en door de stad. Het programma Duurzame toegankelijkheid geeft invulling aan vernieuwde wet en regelgeving op het gebied van open en toegankelijke informatie. Onder invloed van de Wet Open Overheid (WOO) en naar aanleiding van de toeslagenaffaire transformeert het beheer en de toegankelijkheid van data en informatie drastisch.

Toelichting op realisatie doel

De speerpunten uit de Digitale Strategie hebben in 2022 richting gegeven aan de diverse initiatieven die zijn opgepakt in het kader van de digitale transitie. Vanuit de lopende programma’s zijn concrete resultaten geboekt in lijn met de beschreven ambities, zoals het bewust gebruiken van technologie, de ontwikkeling en inzet van de digitale tweelingstad en de stad in verbinding. Ook de samenwerking met vele externe partners – lokaal, regionaal en landelijk – heeft zijn vruchten afgeworpen in het benutten van kansen die ontstaan door bijvoorbeeld het samen delen van data. Bovendien hebben we – ook in die samenwerkingsverbanden – belangrijke stappen kunnen zetten in het reflecteren op de (maatschappelijke) impact van de digitale transitie.

In de toelichting op de realisatie van de activiteiten wordt concreter ingegaan op de behaalde resultaten in de verschillende deelgebieden van een moderne informatievoorziening. Daarbij: het kunnen innemen van een waardevolle positie in de informatiesamenleving vraagt om een uitstekende (interne) informatievoorziening. In de toelichting op de activiteiten beschrijven we ook welke stappen we in dat kader hebben kunnen zetten.

Criteria (tekst uit begroting 2022)

We bouwen aan een moderne informatievoorziening, zodanig dat:

  • De digitale transitie gestructureerd wordt doorgevoerd middels een breed gedragen (en transparante) strategie;
  • We zoveel mogelijk samen (met partners en andere gemeenten) organiseren;
  • We meer datagedreven sturen en werken om een bijdragen te leveren aan de opgaven in de stad;
  • We gebruiken maken van de kansen van digitalisering en de risico’s beheersen;
  • We onze digitale dienstverlening moderniseren naar landelijke standaarden;
  • We privacy, informatieveiligheid en toegankelijkheid borgen conform de wettelijke kaders;
  • We de regie van inwoners en ondernemers op eigen gegevens verbeteren;
  • We beschikken over een  robuuste technische infrastructuur die nieuwe ontwikkelingen ondersteunt;
  • We de regie op de relatie met ICT-leveranciers versterken en Open tenzij stimuleren.

Kaderstellende nota('s)

Portefeuillehouder(s)

Paul Guldemond
Arjan Spaans

Activiteiten (tekst uit Begroting 2022)

We geven uitvoering aan de speerpunten van de digitale strategie:

Digitale tweelingstad
We ontwikkelen een digitaal equivalent van de stad in de vorm van een digitale tweelingstad in 3D. In deze digitale omgeving wordt data uit en over de stad gecombineerd in een 3D digitaal model van de stad.
Stad in verbinding
We verbeteren de vindbaarheid en toegankelijkheid van het maatschappelijk aanbod binnen Zwolle. Vanuit inwonerperspectief, maar gericht op ondersteuning van zowel vraag als aanbod. Voor specifieke doelgroepen (te beginnen binnen het sociaal domein) brengen we in beeld wat mensen zoeken, hoe zij zoeken en hoe bestaand aanbod en bestaande fysieke en digitale kanalen kunnen worden verbeterd.
Fysieke ontmoetingsplaats
We creëren een fysieke ontmoetingsplaats waar we ruimte bieden voor ontmoeting, kennisdeling, innovatie en co-creatie rondom het onderwerp digitalisering.
Omnichanel
Hoe zorgen we ervoor dat contacten via verschillende kanalen niet leiden tot versnippering? We zorgen voor een integraal klantbeeld voor de Gemeente Zwolle op basis van informatie uit alle kanalen. Daarmee zorgen we ook voor een naadloze klantbeleving over verschillende kanalen heen voor inwoners en bedrijven.
Datakwaliteit
Voor het uitvoeren van onze kerntaken is het essentieel dat we gebruik kunnen maken van data van hoge kwaliteit. Dit vraagt allereerst dat we weten over welke data we beschikken en op welke plaats deze data zich bevindt. Daarnaast is het van belang dat de data is geclassificeerd en dat we weten wat het gewenste en werkelijke niveau van datakwaliteit is. Daarmee dragen we bij een de ontwikkeling richting een meer open overheid. We werken aan inzicht in en doorlopend verhogen van datakwaliteit.
Standaardisatie en rationalisatie
Bij de keuze voor nieuwe technologie of functionaliteit is de unieke behoefte vanuit de business vaak doorslaggevend ten opzichte van argumenten over beheersbaarheid. De prijs die we daarvoor betalen is een grote versnippering en lastig te beheren uniciteit van het ICT-landschap. Er zijn landelijk steeds meer fundamenten en standaarden beschikbaar waar we veel meer gebruik van kunnen maken. We kiezen voor standaardisatie en rationalisatie.
Bewust gebruik van technologie
In Zwolle vinden we het belangrijk dat we naast de kansen van technologie ook aandacht hebben voor de keerzijde van technologie. Dat de technologie voor ons werkt in plaats van tegen ons. Dus borgen we privacy, kwaliteit en veiligheid zijn we transparant over het gebruik en de werking van algoritmes.

Toelichting realisatie activiteiten

Datagedreven Werken

In het tweede jaar van het programma Datagedreven Werken (DGW) zijn er tussenresultaten bereikt langs de sporen Bewegen, Mogen en Kunnen. Belangrijk binnen het spoor Bewegen is de groeiende awareness. De tweede databrigade heeft 8 datagedreven rocketprojecten geïnitieerd. In het spoor Mogen is o.a. de ethische commissie geïnstalleerd. In het spoor 'Kunnen' zijn alle datasets binnen het applicatielandschap geïdentificeerd en van eigenaren voorzien; zijn trainingen PowerBI en Analytics Translator georganiseerd, en is het ontwerp voor een dataplatform, een Toolbox en de datacatalogus opgeleverd.

Slimme Samenleving

Het programma Slimme Samenleving heeft in 2022 bereikt dat bij nieuwe initiatieven die het programma bijdraagt aan de opgaven van de stad er altijd gezamenlijk gestart wordt met een probleem- en/of proceseigenaar uit het primaire proces, de benodigde data en technologie wordt bepaald en effectief worden ingezet (fietsverwijssysteem, snuffelfiets, mobihubs, etc.). De Digitale Tweelingstad heeft zijn plek als basisvoorziening voor een groot deel van de gemeentelijke organisatie verstevigd.  

Bewust gebruik van technologie

Cybersecurity
De prioriteit in de realisatie heeft gelegen op het op orde brengen van beleid in het kader van de BIO (Baseline Informatiebeveiliging), naar aanleiding van de eerder uitgevoerde nulmeting en het opgezette verbeterplan. Daarnaast:

  • Heeft er vanuit de VNG een bestuurlijk (peer-to-peer) gesprek plaatsgevonden tussen de gemeente Zwolle en gemeente Eemsdelta, onder voorzitterschap van een Cyberburgemeester.
  • Is er een Gemeenteraadsessie bewustwordingstraining georganiseerd door de Griffie in samenwerking met Awareways.

Privacy
In 2022 zijn er meer AVG-verzoeken afgehandeld dan in andere jaren. Een aantal van deze AVG-verzoeken waren als zeer complex te beschouwen. In samenwerking met de andere afdelingen zijn er (pre-)DPIA’s uitgevoerd waarbij we gezamenlijk de impact van de verwerking van persoonsgegevens van onze inwoners hebben geanalyseerd en we waar nodig maatregelen hebben genomen om risico’s te mitigeren. Verder zijn er datalekmeldingen afgehandeld en zijn er maatregelen genomen om gelijksoortige datalekken zo veel mogelijk te voorkomen. Naast onze reguliere adviezen is er significante inzet geleverd voor de opzet, uitvoering, advisering en gerelateerd aan de Wet politiegegevens audit.

Ethiek
Naast privacy en veiligheid vinden we ethische overwegingen van belang voor het verantwoord gebruik van technologie. In 2022 hebben we volgende resultaten bereikt:

  • Ethische commissie Digitalisering ingesteld. De Ethische commissie Digitalisering is een kennispartner en een klankbord voor de gemeente.
  • We streven naar een verantwoord gebruik van technologie niet alleen binnen de gemeente, maar breed in de stad Zwolle. Daarom is de Ethische commissie ook beschikbaar voor de partners van de gemeente in de Smart Zwolle Alliantie.
  • We zijn gestart met het vergroten van de bewustwording over ethisch verantwoord gebruik van technologie binnen de gemeentelijke organisatie. Daarnaast hebben we interne afspraken uitgewerkt om bewust omgaan in onze werkwijzen te borgen - ethische oordeelsvorming. Voor een aantal projecten hebben we deze werkwijze inmiddels ook toegepast
  • Het Algoritmeregister hoort er ook bij een verantwoorde en transparante inzet van technologie. We hebben uitgewerkt welke algoritmen gepubliceerd moeten worden en een format voor publicatie gerealiseerd.

Duurzame Toegankelijkheid

Per 1 mei 2022 werd de WOO van kracht. Belangrijke speerpunten zijn het aannemen van een WOO-coördinator, het publiceren van een 11-tal informatie categorieën en het op orde brengen van de informatiehuishouding volgens wet- en regelgeving, iets waar iedere organisatie een jaar of 10 de tijd voor heeft. Eind 2022 is de WOO-coördinator aangesteld en worden de informatie categorieën gepubliceerd. Het op orde brengen van de informatie huishouding volgens wet- en regelgeving is opgepakt binnen het programma DUTO (Duurzame Toegankelijkheid). In 2022 zijn de 21 informatie-wetten vergeleken met elkaar, is nagegaan wat de gemeente Zwolle al heeft opgepakt en welke stappen de komende jaren gezet moeten gaan worden om de informatiehuishouding volgens geldende wet- en regelgeving op orde te krijgen.

ICT Landschap

De werkplek van Zwolle is in 2022 gemoderniseerd. Alle medewerkers hebben een laptop van Zwolle en de fysieke werkplekken zijn omgebouwd, Thin Clients zijn vervangen voor portreplicators en USB-hubs zodat met de laptop gewerkt kan worden op de standaard werkplekken. Uitrol MS-Teams zorgt er voor dat we steeds beter kunnen samenwerken. Het concept multidisciplinaire teams (MDT) is uitgewerkt en klaar om geïmplementeerd te worden. Het Robotic Proces Automation (RPA) team is gestart met een productowner, procesanalist en ontwikkelaars zodat in 2023 nieuwe robots opgeleverd kunnen worden. Met de start van de Data-architect en het gebruik van Blue Dolphin (architectuur tooling) zijn de eerste stappen gemaakt in grip op het data en gegevens landschap.

Externe samenwerking

De samenwerking met het shared service centrum ONS verloopt op bepaalde punten goed; op andere punten is ruimte voor verbetering. Samen met de partners heeft het shared service centrum dit jaar resultaten behaald afkomstig uit het verbeterprogramma “samen meer kwaliteit en continuïteit” SMKC. Dit werkprogramma beoogt versterking van de strategische sturing op het ONS-partnerschap en betekent meer grip en sturing op prestaties, projecten, programma’s en samenwerkingskansen. Naast concrete verbeterstappen is de werkrelatie verstevigd en is er gewerkt aan de samenwerkingsopgave van de partners.

Deelname aan de Future City Foundation, G40 en City Deals ‘slimme stad’ en ‘slim maatwerk’ levert ons ook in 2022 zinvolle netwerken die ons innovatievermogen helpen versterken. Dit heeft bijvoorbeeld geresulteerd in de deelname in de nationaal-groeifonds-aanvraag ‘mobiliteitsvernieuwing en slimme duurzame verstedelijking’.

In 2022 is, na uitgebreide evaluatie, besloten de samenwerking in Alliantie Smart Zwolle te continueren. ASZ beoogt door samen digitaal te innoveren bij te dragen aan de vitaliteit van Zwolle. Zo is een 3-d ontwerpinstrument gerealiseerd voor de integrale locatieontwikkeling van zogeheten ‘mobi(liteits)hubs’. Verder is de app ‘welke buurt past bij mij’ ontwikkeld, die inwoners via de websites van de woningcorporaties en de gemeente informatie zal geven, waarmee zij een beter gefundeerde keuze kunnen maken over de plek in Zwolle waar zij het liefst willen wonen.

Financieel overzicht doel

Baten en lasten

Lasten

Baten

Toevoeging aan reserves

Onttrekking aan reserves

Saldo

Vastgestelde begroting

18.594.428

100.000

0

1.331.983

+ mutaties projecten

0

0

0

0

+ begrotingswijzigingen

-2.868.181

0

0

457.588

Begroting t/m december

15.726.247

100.000

0

1.789.571

- Jaarrekening

15.372.180

27.501

994.711

1.739.571

Resultaat doel Informatievoorziening

354.067

-72.499

-994.711

-50.000

Saldo

-763.143

In onderstaand overzicht wordt op doelniveau de volgende informatie gepresenteerd:

  • De totaalbedragen die door de raad beschikbaar zijn gesteld voor 2022, opgedeeld naar:
    • Vastgestelde begroting 
    • Begrote kredieten die in 2022 via exploitatie worden verantwoord
    • Vastgestelde begrotingswijzigingen
  • De jaarrekeningcijfers
  • Het voordelige (+) of nadelige (-) resultaat ten opzichte van de begrote bedragen

Financiële toelichting activiteiten (verschillenanalyse)

De lasten laten een positief saldo zien van € 354.067. Omdat de baten een negatief slado hebben van € 72.499 en er € 994.711 meer wordt toegevoegd aan de reserves en € 50.000 minder wordt onttrokken, wordt een nadelig resultaat gerealiseerd van € 763.143.

Een voordelig resultaat op de lasten van € 354.067

  • Er ontstaat een voordeel op in 2022 incidenteel beschikbare gestelde budgetten. Deze kosten lopen door naar 2023.  In totaal zijn de lasten € € 994.711 lager. Dit bedrag wordt toegevoegd aan de reserve nutvw-bestuur en organisatie. Het naar achteren schuiven van deze gelden wordt met name veroorzaakt doordat de uitvoering later gestart is/wordt als gevolg van krapte op de arbeidsmarkt in de ICT-sector. Dit is een beeld waar onze eigen ICT-organisatie last van heeft, maar zeker ook onze ICT-partners ONS en Dimpact. Het betreft de volgende budgetten:
    • Slimme Samenleving: € 129.287
    • DImpact implementatie eigen organisatie: € 50.000.
    • Invoering Robotisering RPA: € 12.445.
    • Uitvoering Digitale Strategie: € 63.238.
    • Uitrol I4-sociaal door Dimpact: € 150.000.
    • DUTO: € 182.000.
    • Uitrol VDW (beveiliging) door ONS/eigen organisatie: € 407.741.
  • Lagere kosten van € 50.000 bij het DIMPACT-project ‘doorpakken nu’. Hierdoor wordt eveneens € 50.000 voor minder onttrokken uit de Bedrijfsvoeringreserve.
  • Op de structurele ICT-budgetten ontstaat een nadeel van € 690.644. Het gaat om de volgende budgetoverschrijdingen:
    • Aanpassing van de WIFI van de buitenlocaties zoals de SWT’s: € 20.000.
    • Invoering van bellen via Teams: € 100.000.
    • Invoering van de Digiwerkplek 2.0: € 100.000.
    • Door de hele lijn zien we een meer dan gemiddelde stijging/indexatie van de onderhoudskosten van Softwareleveranciers: € 150.000.
    • Uitrol Laptops, inhuur projectleiding eigen organisatie: € 75.000.
    • Groei van de organisatie leidt tot extra kosten ONS door o.a. meer accounts, laptops, mobieltjes etc. Het gaat hier om € 245.644 hogere lasten. Hier staat op doel 9.1.4 een voordeel tegenover, aangezien het toegekende overheadbudget bij Berap 2022-1 is geraamd op doel 9.1.4 en niet is herverdeeld over de doelen 9.1.1 en 9.1.4.

Een nadelig resultaat op de inkomsten van € 72.499
De inkomsten laten een negatief resultaat zien van € 72.499. Dit wordt met name veroorzaakt doordat diverse ICT-diensten eerder bij onze partners (ODIJ, RSJ) weggezet konden worden, maar de afname van deze diensten is nagenoeg tot nul gereduceerd.

Toelichting realisatie kredieten

Project

Omvang krediet tot en met 2022

Gerealiseerd tot en met 2021

Bestedingen 2022

Restantkrediet
31 december 2022

Meerjaren Prognose ICT 2019

4.418.031

3.216.378

1.066.726

134.927

Meerjaren Prognose ICT 2020

1.822.189

1.325.247

131.626

365.316

Meerjaren Prognose ICT 2021

-

Meerjaren Prognose ICT 2022

374.641

-

265.949

108.692

Totaal

6.614.861

4.541.625

1.464.301

608.935

In onderstaand overzicht wordt voor dit doel inzicht gegeven in de financiële stand van zaken van (meerjarige) kredieten die  de Raad tot en met 2022 beschikbaar heeft gesteld.

De reeds verwerkte afzonderlijke kredietmutaties per doel worden gepresenteerd in het overzicht restantkredieten .

Financiële toelichting kredieten

Deze pagina is gebouwd op 07/17/2023 16:37:08 met de export van 07/17/2023 16:11:27